Урок 5.
"Ввод на основании и подчиненность документов".

  На мой взгляд, сегодняшняя тема является одной из простых, но начинающие пользователи делают очень много ошибок при работе с этими инструментами.  Эти ошибки, как мне кажется, вызваны тем, что в типовых конфигурациях «ввод на основании» и «подчиненность документов» практически всегда используются вместе.  Но, по сути, это два разных инструмента не связанных друг с другом. А использование их вместе – увеличивает их  эффективность. Рассмотрим оба механизма по отдельности.

     Ввод на основании. В системе 1С:Предприятие есть встроенный механизм, который позволяет копировать в информационной базе существующие документы. Для этого достаточно найти в журнале нужный документ, выделить его, и в меню «Действие» выбрать пункт «Копировать».  При этом Вы получите копию существующего документа. Все реквизиты старого документа, кроме  номера и даты, будут скопированы в новый документ. Важная особенность – при копировании Вы получаете документ такого же типа! Копируете «Приходный кассовый ордер» - получаете «Приходный кассовый ордер», копируете «Счет фактуру» - получаете «Счет фактуру». Очень удобно. Но из документа «Счет» Вы не сможете получить «Счет фактуру».  На практике же существуют «цепочки»  разных (по типу) документов, но очень похожих по содержанию. Например, счет – счет-фактура – расходная накладная.  В том случае, если эти документы выписываются одному контрагенту, мы получим очень похожие документы: список товаров с ценами, налогами, единицами измерения  будет одинаковым. Вот здесь то и помогает режим ввода документов на основании. Используя ввод на основании, Вы можете перенести данные из  документа типа А в документ типа Б.  Это означает, что если Вы уже ввели в систему документ «Счет», то на его основании можете ввести документы «Расходная накладная» или «Счет фактура». При этом в документах, введенных на основании, Вы сможете изменить все, что захотите.  Это позволяет избежать двойного (или даже тройного) ввода информации.   Попробуем дать определение режима «Ввод на основании». «Ввод на основании» - это механизм, позволяющий вводить новые документы, путем копирования информации из документа-образца. Документ-образец, на основании которого вводится новый документ, может быть любого вида.

    Подчиненные документы.   Постараюсь объяснить на практическом примере. Пусть у Вас есть счет, выписанный клиенту. Через некоторое время от клиента начинают частями поступать деньги в счет оплаты (авансы).  Деньги могут поступать как по кассе (приходный кассовый ордер), так и по банку (выписка банка). В один прекрасный день клиент приходит за товаром. И Вам надо выяснить когда, как  и какие суммы поступали от клиента. Вот в этот момент и можно воспользоваться механизмом подчиненных документов. Если при поступлении средств от клиента Вы каждый раз указывали счет, на основании которого они поступили, то теперь можно быстро найти все выписки банка  и приходные кассовые ордера от клиента.  Для этого достаточно найти в журнале счет, выписанный клиенту, и выбрать в меню «Действие» пункт «Подчиненные документы». После этого откроется журнал, содержащий все документы, в которых указан Ваш счет клиенту. Вот и все.   Итак, чтобы сделать документ А подчиненным документу Б, необходимо:

1. в структуре документа А создать реквизит типа «Документ». Можно указать конкретный тип документа Б – результат будет такой же. Имя реквизита - не имеет значение.
2. При вводе в информационную базу документа А,  в качестве значения созданного реквизита указать документ Б. Значение можно указать вручную или программно. 

    Ввод на основании часто используется для создания «подчиненности»  документов: в реквизит записывается документ-основание.  Но может быть, что при вводе на основании, документ-основание не указан в качестве значения какого-либо реквизита нового документа. В этом случае новый документ не будет подчинен документу-основанию.

Важно:

1. документ может иметь много подчиненных документов. 
2. документ может быть подчинен многим документам. Например, если в его табличной части есть реквизит типа «Документ». В этом случае, строки документа будут содержать ссылки на разные документы
3. документ может быть подчиненным другому документу и сам одновременно иметь подчиненные документы.

    Пример использования ввода на основании и подчиненных документов. В конфигурации «Торговля и склад» на основании счета на оплату можно выписать несколько расходных накладных. При вводе первой накладной Вы можете удалить из нее часть товара. Причины могут быть разные: например, у покупателя места в машине не хватило. Когда Вы будете вводить вторую накладную (покупатель вернулся за второй партией товара), система скопирует из счета только те товары, которые еще не отпущены покупателю на основании этого счета. Вы снова можете удалить часть товара.  Каждый следующий раз, когда клиент будет приезжать за товаром – система будет заполнять расходную накладную только теми товарами, которые еще не забраны клиентом. В этой схеме не используется регистр! На мой взгляд, это классический пример использования подчиненных документов и ввода на основании. Вы представляете, сколько экономится времени! В качестве домашнего задания можете попробовать реализовать эту схему в типовой конфигурации бухгалтерии.